Google Apps, Layanan Untuk Office Online atau Kantor Virtual

Sebuah produk office suite yang sudah sejak lama dikenal seperti Microsoft Office atau Open Office, bisa dibilang merupakan aplikasi wajib yang harus terinstall di komputer kita. Produk office suite yang paling sering digunakan di antaranya program pengolah kata seperti Ms Word dan spreadsheet seperti Ms Excel. Seiring dengan penggunaan internet yang semakin meluas dan fleksibel,  kegiatan perkantoran tidak hanya bekerja dengan word processor saja ataupun aplikasi lainnya seperti spreadsheet, tetapi juga termasuk aktivitas e-mail, chat, atau browsing.

Salah satu atau sebagian produk Google berikut ini: Gmail, Calendar, Gtalk, Docs, Sites, atau Google Sync mungkin sudah tidak asing lagi bagi anda. Terbayang untuk menikmati produk-produk tersebut dengan domain anda sendiri? Kurang lebih inilah yang ditawarkan Google Apps, sebuah layanan yang menyertakan seluruh produk yang telah disebutkan di atas. Layanan ini cukup untuk sebuah office online, sebuah kantor virtual, tidak terbatas waktu dan tempat, juga tidak tergantung sistem operasi yang anda gunakan.

Google Apps hadir dengan Standard Edition, Education Edition, dan Premier Edition. Standard Edition dan Education Edition ( untuk organisasi dibawah 3.000 pengguna) tidak dikenakan biaya alias gratis, Premier Edition mengharuskan pengguna membayar 50 $USD per account/tahun, dengan kelebihan antara lain kapasitas yang lebih besar (25 GB untuk e-mail), layanan support melalui telepon, menyertakan Google Video, dan seterusnya.

Memulai Google Apps

Mungkin anda bertanya-tanya apa bedanya antara menggunakan layanan-layanan dalam Google Apps secara terpisah atau mengapa harus mendaftar Google Apps? Keistimewaannya adalah anda dapat menggunakan domain anda sendiri saat menggunakan layanan-layanan dalam Google Apps. Jadi anda bisa memiliki alamat e-mail xxx@namadomainanda.com yang menggunakan fasilitas Gmail, misalnya memiliki kapasitas 7 GB/account, fitur spam filter, POP3, IMAP, atau webmail.

Karena itu, untuk dapat memaksimalkan penggunaan Google Apps, anda perlu memiliki nama domain terlebih dahulu. Arahkan browser anda ke URL http://www.google.com/a/cpanel/domain/new, pilih pendaftaran sebagai administrator agar anda dapat melakukan konfigurasi yang diperlukan, masukkan nama domain yang telah anda miliki. Lihat gambar :

Langkah berikutnya adalah mengisikan data pendaftaran.  Lihat gambar :

Lalu dilanjutkan dengan pembuatan sebuah account administrator. Lihat gambar :

Pada tahap ini, anda sudah dapat menciptakan sebuah alamat e-mail dengan menggunakan domain anda.

Selanjutnya adalah proses verifikasi domain, untuk mencegah orang mendaftarkan domain yang bukan miliknya. Terdapat dua pilihan untuk melakukan verifikasi, yaitu dengan meng-upload sebuah file html ke domain anda, atau mengubah CNAME record. Jika memiliki account hosting, anda dapat meng-upload file dengan nama googlehostedservice.html yang berisi sebuah teks berisi kode tertentu ke domain anda. Atau anda dapat menggunakan cara kedua, dengan mengubah CNAME record.

Jika anda memilih untuk mengubah CNAME record, selanjutnya akan diberi instruksi. Langkah ini harus dilakukan pada website/ control panel penyedia domain anda.

Dasboard

Setelah melakukan proses di atas anda bisa mengakses dashboard Google Apps yang beralamat di https://www.google.com/a/cpanel/xxx, xxx adalah domain anda.

Administrator bisa membuat user dan group baru, dan anda akan diberi URL yang berisi layanan-layanan Google Apps yaitu :

1. Layanan Gmail, default URL-nya adalah http://mail.google.com/a/xxx.
2. Layanan Calendar, default URL-nya adalah http://www.google.com/calendar/hosted/xxx.
3. Layanan Docs, default URL-nya adalah http://docs.google.com/a/xxx.
4. Layanan Sites, default URL-nya adalah http://sites.google.com/a/xxx.

Keterangan : xxx adalah nama domain yang anda daftarkan.

Oke itu dulu dech biar gak kepanjangan, cara mengaktifkan E-mail, Google, Docs, Google Calendar, Google Sites, Google Chat dan Google Celluler akan saya posting di edisi berikutnya.

Referensi :

• http://www.google.com/apps/intl/id/business/index.html
• http://www.google.com/a/edu/
• http://en.wikipedia.org/wiki/Google_Apps
• http://googledocs.blogspot.com/
• https://appengine.google.com/
• Majalah PCMedia, 02/2010

Bersambung …….